AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Es la revisión analítica total o parcial de una organización, con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.
OBJETIVOS:
De control:
Evalúan el comportamiento organizacional en relación a estándares preestablecidos.
De productividad:
Conduce las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización:
Determina que el curso de la auditoria apoye la definición de la estructura, funciones y procesos mediante la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio:
Vincula a la organización con las expectativas y satisfacción de sus clientes
De calidad:
Eleva los niveles de actuación de la organización para producir bienes y servicios altamente competitivos.
De toma de decisiones:
Traduce los resultados de la auditoria en un instrumento de soporte del proceso de gestión de la Organización.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
El área de influencia que abarca la Auditoria Administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y forma de actuación.
} Naturaleza Jurídica
} Criterios de Funcionamiento
} Estilos de Dirección
} Sector Industrial
} Tamaño de la Empresa
} Desarrollo Tecnológico
} Sistemas de Información
} Trato al Cliente (interno y externo)
} Entorno
} Generación de Bienes, Servicios, Capital y Conocimiento
} Sistemas de Calidad
CAMPO DE LA APLICACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
} ORGANIACIONES: Publicas, Privadas y Sociales.
} SECTOR PUBLICO
El ámbito de aplicación se centra en las instituciones representativas de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial.
} SECTOR PRIVADO
La Auditoria toma en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, relación comercial y pensamiento estratégico sobre las siguientes características:
Tamaño de la empresa
Tipo de Industria
Naturaleza de sus operaciones
Enfoque estratégico
} SECTOR SOCIAL
Se aplica para evaluar aspectos tales como la promoción del derecho a la educación, el trabajo, la salud y la protección social.
ORGANIZACION DE EQUIPO DE AUDITORES
Requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a cada uno de sus integrantes.
Tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategias de la auditoria.
La división del trabajo se realiza considerando los siguientes puestos:
• Coordinador General
• Líder del Proyecto
• Asistente o analista del proyecto
COODINADOR GENERAL
Es responsable de la Auditoria.
} Características:
• Experiencia derivada de su formación académica y profesional.
• Conocimiento de esta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas.
• Comportamiento acorde a las necesidades de todos los participantes.
• Capacidad para comunicar su visión, el dominio de la técnica, respaldo moral y liderazgo.
LIDER DEL PROYECTO
Es el enlace entre el coordinador general, el equipo de auditoria, la organización y el entorno, representa el eslabón clave para llevar a cabo los objetivos, programas y estrategias propuestos.
Responsabilidades:
• Aplicar las líneas de acción establecidas por la coordinación general
• Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización
• Vigilar que las fases y los tiempos programados se cumplan
• Recabar y resolver observaciones
• Mantener el nivel de desempeño convenido y motivar a los auditores para que reafirmen el espíritu de equipo
Características:
• Personalidad tranquila, negociadora, analítica y motivadora.
ASISTENTE O ANALISTA DEL PROYECTO
Como personal de primera línea es responsable de atender directamente a todo el personal que interviene en la auditoría
Maneja de forma personal los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas de la auditoría.
Responsabilidades:
• Acatar instrucciones con precisión
• Mantener en orden sus papeles de trabajo
• Tener objetividad en la detección de hallazgos para fundamentar las evidencias
• Ser preciso en sus observaciones
FUNCIONES GENERALES DEL EQUPO DE AUDITORES (DIAGNOSTICAR LA ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO)
• Estudiar la normatividad, misión, visión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
• Respetar las normas de actuación dictadas por instituciones oficiales o globalizadoras.
• Considerar las variables ambientales y económicas.
• Desarrollar el proyecto de auditoria (alcance y metodología)
Captar información para evaluar la funcionalidad y eficacia de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
• Recopilar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
• Recabar y registrar en cedulas y papeles de trabajo los datos referentes a las operaciones examinadas.
FUNCIONES GENERALES DEL EQIPO DE AUDITORES
• Examinar físicamente los bienes materiales o documentos para corroborar la autenticidad de un activo o de una operación.
• Evaluar los registros contables e información financiera.
• Supervisar las acciones para garantizar la calidad de la auditoria.
• Diseñar y preparar los reportes de avance de la auditoría
• Diagnosticar sobre los métodos de operación, sistemas de información y procesos esenciales.
• Preparar de manera precisa el informe de auditoría destacando los resultados y repercusiones dentro de las áreas auditadas.
CRITERIOS PARA LA INTEGRACION DEL EQUIPO AUDITOR
} Definir claramente el propósito de integrar el equipo seleccionando a sus miembros con base a la estrategia para implementar la auditoria.
} Asegurarse de que cada integrante tiene claro el proyecto de auditoría y la metodología a emplear así como la forma de integrar avances y de resolver controversias.
} Prever la forma de sustituir y rotar a los miembros de acuerdo con las condiciones de trabajo.
CRITERIOS DE SELECCION EN LA INTEGRACION DEL EQUIPO AUDITOR
} Interdisciplinario: Integrado por personas de diferentes áreas y especialidades.
} Funcional: Conformado por miembros de distinta formación y áreas funcionales.
} Cultural: Compuesto por personas de diferentes países y culturas.
} Estratégico: Creado para establecer los criterios de acción fundamentales en el tiempo y espacio.
} Autodirigido: Que actúa con independencia y supervisa sus acciones internamente.
} Global: Integrado por miembros de diferentes nacionalidades que puede funcionar como un equipo internacional, multinacional o trasnacional
INSTRUMENTOS NORMATIVOS
Para formalizar y fundamentar jurídicamente las condiciones en que se aplica una auditoría administrativa se requiere la firma de un contrato en el que se especifiquen objeto, naturaleza, duración, costo, obligaciones y responsabilidades de las partes.
Los modelos de este tipo de documento pueden ser:
• Carta convenio.
• Convenio de servicios profesionales
• Contrato de prestación de servicios.
CONTRATACION DEL SERVCIO
} Condiciones:
• Entrevista
• Solicitud formal para la aplicación de la auditoría administrativa
• Logros que se esperan
• Definición de los mecanismos de enlace
• Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas
• Elaboración de propuesta técnica y plan de trabajo
• Requerimientos de recursos de operación.
• Costo aproximado de la auditoría
• Propuestas alternativas para formalizar los trabajos.
Es la revisión analítica total o parcial de una organización, con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.
OBJETIVOS:
De control:
Evalúan el comportamiento organizacional en relación a estándares preestablecidos.
De productividad:
Conduce las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización:
Determina que el curso de la auditoria apoye la definición de la estructura, funciones y procesos mediante la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio:
Vincula a la organización con las expectativas y satisfacción de sus clientes
De calidad:
Eleva los niveles de actuación de la organización para producir bienes y servicios altamente competitivos.
De toma de decisiones:
Traduce los resultados de la auditoria en un instrumento de soporte del proceso de gestión de la Organización.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
El área de influencia que abarca la Auditoria Administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y forma de actuación.
} Naturaleza Jurídica
} Criterios de Funcionamiento
} Estilos de Dirección
} Sector Industrial
} Tamaño de la Empresa
} Desarrollo Tecnológico
} Sistemas de Información
} Trato al Cliente (interno y externo)
} Entorno
} Generación de Bienes, Servicios, Capital y Conocimiento
} Sistemas de Calidad
CAMPO DE LA APLICACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
} ORGANIACIONES: Publicas, Privadas y Sociales.
} SECTOR PUBLICO
El ámbito de aplicación se centra en las instituciones representativas de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial.
} SECTOR PRIVADO
La Auditoria toma en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, relación comercial y pensamiento estratégico sobre las siguientes características:
Tamaño de la empresa
Tipo de Industria
Naturaleza de sus operaciones
Enfoque estratégico
} SECTOR SOCIAL
Se aplica para evaluar aspectos tales como la promoción del derecho a la educación, el trabajo, la salud y la protección social.
ORGANIZACION DE EQUIPO DE AUDITORES
Requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a cada uno de sus integrantes.
Tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategias de la auditoria.
La división del trabajo se realiza considerando los siguientes puestos:
• Coordinador General
• Líder del Proyecto
• Asistente o analista del proyecto
COODINADOR GENERAL
Es responsable de la Auditoria.
} Características:
• Experiencia derivada de su formación académica y profesional.
• Conocimiento de esta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas.
• Comportamiento acorde a las necesidades de todos los participantes.
• Capacidad para comunicar su visión, el dominio de la técnica, respaldo moral y liderazgo.
LIDER DEL PROYECTO
Es el enlace entre el coordinador general, el equipo de auditoria, la organización y el entorno, representa el eslabón clave para llevar a cabo los objetivos, programas y estrategias propuestos.
Responsabilidades:
• Aplicar las líneas de acción establecidas por la coordinación general
• Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización
• Vigilar que las fases y los tiempos programados se cumplan
• Recabar y resolver observaciones
• Mantener el nivel de desempeño convenido y motivar a los auditores para que reafirmen el espíritu de equipo
Características:
• Personalidad tranquila, negociadora, analítica y motivadora.
ASISTENTE O ANALISTA DEL PROYECTO
Como personal de primera línea es responsable de atender directamente a todo el personal que interviene en la auditoría
Maneja de forma personal los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas de la auditoría.
Responsabilidades:
• Acatar instrucciones con precisión
• Mantener en orden sus papeles de trabajo
• Tener objetividad en la detección de hallazgos para fundamentar las evidencias
• Ser preciso en sus observaciones
FUNCIONES GENERALES DEL EQUPO DE AUDITORES (DIAGNOSTICAR LA ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO)
• Estudiar la normatividad, misión, visión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
• Respetar las normas de actuación dictadas por instituciones oficiales o globalizadoras.
• Considerar las variables ambientales y económicas.
• Desarrollar el proyecto de auditoria (alcance y metodología)
Captar información para evaluar la funcionalidad y eficacia de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
• Recopilar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
• Recabar y registrar en cedulas y papeles de trabajo los datos referentes a las operaciones examinadas.
FUNCIONES GENERALES DEL EQIPO DE AUDITORES
• Examinar físicamente los bienes materiales o documentos para corroborar la autenticidad de un activo o de una operación.
• Evaluar los registros contables e información financiera.
• Supervisar las acciones para garantizar la calidad de la auditoria.
• Diseñar y preparar los reportes de avance de la auditoría
• Diagnosticar sobre los métodos de operación, sistemas de información y procesos esenciales.
• Preparar de manera precisa el informe de auditoría destacando los resultados y repercusiones dentro de las áreas auditadas.
CRITERIOS PARA LA INTEGRACION DEL EQUIPO AUDITOR
} Definir claramente el propósito de integrar el equipo seleccionando a sus miembros con base a la estrategia para implementar la auditoria.
} Asegurarse de que cada integrante tiene claro el proyecto de auditoría y la metodología a emplear así como la forma de integrar avances y de resolver controversias.
} Prever la forma de sustituir y rotar a los miembros de acuerdo con las condiciones de trabajo.
CRITERIOS DE SELECCION EN LA INTEGRACION DEL EQUIPO AUDITOR
} Interdisciplinario: Integrado por personas de diferentes áreas y especialidades.
} Funcional: Conformado por miembros de distinta formación y áreas funcionales.
} Cultural: Compuesto por personas de diferentes países y culturas.
} Estratégico: Creado para establecer los criterios de acción fundamentales en el tiempo y espacio.
} Autodirigido: Que actúa con independencia y supervisa sus acciones internamente.
} Global: Integrado por miembros de diferentes nacionalidades que puede funcionar como un equipo internacional, multinacional o trasnacional
INSTRUMENTOS NORMATIVOS
Para formalizar y fundamentar jurídicamente las condiciones en que se aplica una auditoría administrativa se requiere la firma de un contrato en el que se especifiquen objeto, naturaleza, duración, costo, obligaciones y responsabilidades de las partes.
Los modelos de este tipo de documento pueden ser:
• Carta convenio.
• Convenio de servicios profesionales
• Contrato de prestación de servicios.
CONTRATACION DEL SERVCIO
} Condiciones:
• Entrevista
• Solicitud formal para la aplicación de la auditoría administrativa
• Logros que se esperan
• Definición de los mecanismos de enlace
• Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas
• Elaboración de propuesta técnica y plan de trabajo
• Requerimientos de recursos de operación.
• Costo aproximado de la auditoría
• Propuestas alternativas para formalizar los trabajos.
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